Industrie · Éducation
En période d’inscriptions, votre équipe répond aux mêmes questions des centaines de fois. Notre agent IA renseigne candidats et parents sur WhatsApp, qualifie les dossiers, planifie les rendez-vous et suit chaque candidature jusqu’à l’inscription.
Les enjeux du secteur
Entre mars et septembre, les services admissions reçoivent un volume considérable de messages : conditions d’accès, frais de scolarité, bourses, dates, documents. Les mêmes questions reviennent, souvent le soir quand les familles se renseignent.
Les candidats intéressés n’ont pas de réponse rapide, les dossiers incomplets s’accumulent et les conseillers passent leur temps à informer plutôt qu’à accompagner.
Nous automatisons l’information et le suivi administratif, pour que vos équipes se consacrent aux entretiens et à l’accompagnement des candidats.
Un volume impossible à absorber pendant les périodes d’admission.
Frais, conditions d’accès, calendrier, équivalences, logement.
Pièces manquantes découvertes tardivement, candidatures bloquées.
Des prospects intéressés qui choisissent une autre école faute de suivi.
Nos solutions
Agent IA HySuite, inbox partagée Replyova et intégrations sur mesure : nous assemblons les briques adaptées à vos processus, pas l’inverse.
L’agent présente les programmes, répond sur les conditions d’accès, les frais et le calendrier, propose une visite ou un rendez-vous et crée la fiche candidat dans votre CRM.
Checklist des pièces, rappels avant la date limite et statut du dossier en libre-service.
Planification des entretiens d’admission, des visites et des tests, avec rappels.
Contenus adaptés à la filière visée, invitations aux événements, relance avant les clôtures.
Absences, réunions, rappels de paiement et informations pratiques envoyés aux parents.
Toutes les conversations dans Replyova, réparties par campus ou par programme.
Fonctionnement
L’IA traite le volume, vos règles encadrent chaque action et votre équipe reprend la main au moment où sa valeur est la plus forte.
WhatsApp, Instagram, formulaire du site ou salon étudiant.
Programme, conditions, frais et calendrier présentés selon le profil.
Brochure, visite, rendez-vous ou dépôt de dossier.
Le conseiller reprend pour l’entretien et la décision d’admission.
Cas d’usage
Chaque scénario est adapté à vos outils et à vos règles pendant l’audit. Voici ceux que nous mettons le plus souvent en place dans votre secteur.
Les candidats et leurs parents obtiennent des réponses précises à toute heure, sur le canal qu’ils utilisent.
Checklist personnalisée, rappels automatiques et suivi des pièces jusqu’au dossier complet.
Invitations ciblées, inscription en un message, rappel la veille et suivi après l’événement.
Absences, réunions, échéances de paiement : messages ciblés avec accusé de réception.
Résultats
Nous fixons ensemble des indicateurs clairs avant le pilote, puis nous les suivons dans un tableau de bord partagé.
Les familles obtiennent des réponses le soir et le week-end.
Objectif typique de demandes traitées sans intervention humaine.
Chaque candidat a un statut et une prochaine étape claire.
Délai visé pour toute demande d’information.
Ordres de grandeur visés lors du cadrage ; les résultats réels dépendent de vos volumes, de vos outils et de vos processus.
L’équipe admissions devrait passer son temps à rencontrer des candidats, pas à répéter les frais de scolarité. L’agent informe, l’humain accompagne.
Notre approche · Éducation
Intégrations
Nous nous branchons sur votre existant via API, webhooks ou connecteurs. Pas de migration forcée : vos équipes gardent leurs outils.
Exemples d’outils fréquemment connectés. Votre outil n’est pas listé ? Parlons-en : s’il dispose d’une API, nous pouvons l’intégrer.
Notre méthode
On commence petit, on mesure, puis on étend. Durées indicatives, ajustées à votre contexte lors de l’audit.
Nous cartographions vos parcours, vos volumes de messages, vos règles métier et les moments où un humain doit reprendre la main. Vous repartez avec une feuille de route chiffrée.
Un canal, un parcours prioritaire, vos vraies données. L’équipe teste, corrige les réponses et valide les actions autorisées avant toute extension.
Connexion à vos outils (CRM, agenda, ERP…), formation des équipes, ouverture des autres canaux et des scénarios suivants.
Revue mensuelle des conversations et des indicateurs. Une règle corrigée s’applique dès le message suivant.
Confiance & conformité
Chaque automatisation fonctionne dans un périmètre défini avec vous, avec des garde-fous explicites et une reprise humaine possible à tout moment.
Les décisions d’admission et d’orientation restent entièrement humaines.
Protection renforcée : échanges avec les responsables légaux et accès restreints.
L’agent répond uniquement à partir des programmes et des règles validés par l’école.
Consentement, durée de conservation des candidatures et déclarations CNDP.
Questions fréquentes
Une question qui n’est pas ici ? Nos experts vous répondent sous 24 h ouvrées.
Poser une questionOui. Nous l’alimentons avec vos programmes, conditions d’accès, frais, calendriers et règles d’équivalence. Toute mise à jour est prise en compte immédiatement.
Oui. Les demandes sont routées selon le campus et le programme, et l’agent est configuré pour les langues de vos candidats.
Toujours vos équipes. L’agent informe, collecte et organise ; l’étude des dossiers et les entretiens restent humains.
Tout à fait : inscriptions aux sessions, financement, convocations et attestations suivent le même principe d’automatisation.
Idéalement 2 à 3 mois avant l’ouverture des candidatures, pour avoir le temps de cadrer, piloter et ajuster avant le pic.
Autres industries
Voir toutes les industries ou découvrez comment nous adaptons la même approche à d’autres métiers.
Nous analysons vos demandes de l’an dernier et construisons un parcours automatisé du premier message à l’inscription.