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Industrie · Santé

Un accueil patient disponible, un secrétariat soulagé

Prise de rendez-vous, rappels, horaires, documents à apporter, orientation vers le bon service : nous automatisons l’administratif sur WhatsApp et le téléphone, avec un périmètre strict — jamais de conseil médical, toujours un humain en relais.

Planifier un audit Voir les cas d’usage
  • 24/7Prise de rendez-vous et réponses administratives
  • 0Conseil médical : périmètre strictement administratif
  • 100 %Des demandes sensibles transférées au personnel

Les enjeux du secteur

Le secrétariat absorbe tout le flux non médical

Dans une clinique ou un cabinet, le standard et le WhatsApp de l’accueil reçoivent un flux continu de demandes : rendez-vous, horaires, tarifs, documents, résultats, accès. La plupart sont simples, mais elles saturent l’équipe.

Pendant ce temps, les patients attendent au téléphone, les rendez-vous non confirmés se transforment en absences et les demandes urgentes se noient dans le volume.

Notre principe : automatiser l’administratif, jamais le soin. L’assistant ne donne aucun avis médical et transfère tout ce qui sort de son périmètre.

  • 01

    Standard saturé

    Lignes occupées aux heures de pointe, patients qui raccrochent et rappellent ailleurs.

  • 02

    Rendez-vous non honorés

    Créneaux perdus faute de confirmation et de rappel systématique.

  • 03

    Demandes mal orientées

    Le patient ne sait pas à quel service s’adresser, le secrétariat fait le tri.

  • 04

    Questions administratives répétées

    Horaires, tarifs, documents, mutuelle : les mêmes réponses toute la journée.

Nos solutions

Ce que nous automatisons pour vous

Agent IA HySuite, inbox partagée Replyova et intégrations sur mesure : nous assemblons les briques adaptées à vos processus, pas l’inverse.

Rendez-vous

Prise de rendez-vous en conversation, synchronisée avec vos agendas

Le patient choisit le praticien ou la spécialité, l’assistant propose les créneaux disponibles, confirme, envoie les consignes et programme un rappel. Les annulations libèrent immédiatement le créneau.

  • Créneaux par praticien et spécialité
  • Confirmation et consignes de préparation
  • Rappels automatiques avant la consultation
  • Annulation et report en autonomie
Propulsé par l’agent IA HySuiteDécouvrir HySuite
Orientation

Orientation des demandes

Identification du motif administratif et routage vers le bon service ou le bon praticien.

  • Motifs structurés
  • Transfert au secrétariat
Accueil

FAQ administrative

Horaires, accès, tarifs, mutuelles acceptées, documents à apporter : réponses validées par vos équipes.

  • Sources validées
  • Mise à jour simple
Suivi

Rappels & suivi

Rappel de rendez-vous, de contrôle annuel ou de vaccination selon vos protocoles administratifs.

  • Rappels planifiés
  • Liste d’attente
Équipe

Inbox partagée du secrétariat

Toutes les conversations dans une boîte unique avec Replyova, attribuées au bon membre de l’équipe.

  • Continuité entre équipes
  • Historique conservé
Garde-fous

Périmètre strict

Détection des sujets médicaux ou urgents et transfert immédiat avec message adapté.

  • Aucun avis médical
  • Consigne urgence (141 / 15)

Fonctionnement

Du premier message à l’action, en quatre temps

L’IA traite le volume, vos règles encadrent chaque action et votre équipe reprend la main au moment où sa valeur est la plus forte.

  1. Message

    Demande du patient

    WhatsApp, formulaire du site ou messagerie de la clinique.

  2. Assistant

    Motif identifié

    Rendez-vous, information administrative ou sujet médical détecté.

  3. Action

    Réservation ou réponse

    Créneau réservé, consignes envoyées ou réponse à partir de la FAQ validée.

  4. Équipe

    Relais humain

    Tout sujet médical, urgent ou sensible est transmis au personnel.

Cas d’usage

Des scénarios concrets, prêts à déployer

Chaque scénario est adapté à vos outils et à vos règles pendant l’audit. Voici ceux que nous mettons le plus souvent en place dans votre secteur.

CliniqueRDV

Prise de rendez-vous WhatsApp

Le patient réserve, déplace ou annule son rendez-vous dans la conversation, sans appeler.

  1. Motif
  2. Créneau
  3. Confirmation
  4. Rappel
AvantAttente au téléphone, créneaux calés à la main.
AprèsRendez-vous réservé en autonomie, secrétariat libéré.
CabinetAbsences

Réduction des rendez-vous non honorés

Rappel la veille avec confirmation en un clic ; le créneau libéré est proposé à la liste d’attente.

  1. Rappel
  2. Confirmation
  3. Liste d’attente
AvantCréneaux perdus sans prévenir.
AprèsCréneaux réattribués, agenda mieux rempli.
AccueilFAQ

Informations pratiques

Horaires, accès, parking, mutuelles, documents : réponses immédiates et cohérentes.

  1. Question
  2. FAQ validée
  3. Réponse
AvantAppels répétés pour les mêmes questions.
AprèsMoins d’appels, réponses identiques pour tous.
LaboratoireAdmin

Préparation des examens

Consignes de préparation et documents nécessaires envoyés automatiquement après la réservation.

  1. Réservation
  2. Consignes
  3. Rappel
AvantPatients mal préparés, examens reportés.
AprèsConsignes reçues à temps, moins de reports.

Résultats

Des objectifs mesurables dès le cadrage

Nous fixons ensemble des indicateurs clairs avant le pilote, puis nous les suivons dans un tableau de bord partagé.

24/7 Prise de RDV

Les patients réservent le soir et le week-end, sans attendre l’ouverture.

-30 % Appels administratifs

Objectif typique de réduction des appels pour horaires, RDV et documents.

0 Avis médical

Périmètre strictement administratif, garanti par des règles de détection.

100 % Rappels envoyés

Chaque rendez-vous confirmé reçoit son rappel automatiquement.

Ordres de grandeur visés lors du cadrage ; les résultats réels dépendent de vos volumes, de vos outils et de vos processus.

Automatiser l’administratif, pas le soin. L’assistant libère du temps au secrétariat pour mieux accueillir ceux qui en ont besoin.

Notre approche · Santé

Intégrations

Connecté aux outils que vous utilisez déjà

Nous nous branchons sur votre existant via API, webhooks ou connecteurs. Pas de migration forcée : vos équipes gardent leurs outils.

Canaux

  • WhatsApp Business
  • Formulaire du site
  • SMS
  • E-mail

Agendas

  • Google Agenda
  • Outlook
  • Logiciel de cabinet (API)

Gestion

  • Logiciel de clinique (API)
  • Odoo
  • Google Sheets

Équipe

  • Replyova
  • Microsoft Teams
  • Téléphonie (renvoi)

Exemples d’outils fréquemment connectés. Votre outil n’est pas listé ? Parlons-en : s’il dispose d’une API, nous pouvons l’intégrer.

Notre méthode

Un déploiement progressif, sans risque pour vos opérations

On commence petit, on mesure, puis on étend. Durées indicatives, ajustées à votre contexte lors de l’audit.

  1. 1 à 2 semaines

    Audit & cadrage

    Nous cartographions vos parcours, vos volumes de messages, vos règles métier et les moments où un humain doit reprendre la main. Vous repartez avec une feuille de route chiffrée.

  2. 2 à 4 semaines

    Pilote

    Un canal, un parcours prioritaire, vos vraies données. L’équipe teste, corrige les réponses et valide les actions autorisées avant toute extension.

  3. 2 à 6 semaines

    Déploiement

    Connexion à vos outils (CRM, agenda, ERP…), formation des équipes, ouverture des autres canaux et des scénarios suivants.

  4. En continu

    Amélioration

    Revue mensuelle des conversations et des indicateurs. Une règle corrigée s’applique dès le message suivant.

Confiance & conformité

Une IA encadrée, des données protégées

Chaque automatisation fonctionne dans un périmètre défini avec vous, avec des garde-fous explicites et une reprise humaine possible à tout moment.

Aucune décision clinique

Pas de diagnostic, pas de conseil médical : l’assistant transfère tout sujet de santé.

Hors dossier médical

L’assistant n’accède pas au dossier médical : seulement aux agendas et à l’administratif.

Loi 09-08 & CNDP

Données de santé encadrées : minimisation, consentement, conservation et déclarations.

Contrôle humain

Le personnel peut reprendre n’importe quelle conversation à tout moment.

Questions fréquentes

Vos questions sur l’automatisation · Santé

Une question qui n’est pas ici ? Nos experts vous répondent sous 24 h ouvrées.

Poser une question
L’assistant peut-il donner un avis médical ?

Non, jamais. Il est configuré pour un périmètre strictement administratif. Dès qu’une question touche à la santé du patient, il le dirige vers le personnel soignant ou, en cas d’urgence, vers les numéros d’urgence.

Avez-vous accès aux dossiers médicaux ?

Non. Nous connectons uniquement les agendas et les informations administratives nécessaires. Les dossiers médicaux restent dans vos systèmes.

Comment gérez-vous la confidentialité des données ?

Nous appliquons la minimisation des données, des accès par rôle et des durées de conservation définies avec vous, conformément à la loi 09-08 et aux recommandations de la CNDP.

Est-ce compatible avec notre logiciel de gestion ?

Si votre logiciel dispose d’une API ou d’un agenda synchronisable, oui. Sinon, nous proposons une solution intermédiaire (agenda partagé synchronisé) validée pendant l’audit.

Les patients âgés vont-ils l’utiliser ?

WhatsApp est largement utilisé par toutes les générations. Le téléphone reste bien sûr disponible : l’assistant soulage le standard, il ne le remplace pas.

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Combien d’appels votre accueil reçoit-il chaque jour ?

Nous analysons vos motifs d’appel et de message pour identifier ce qui peut être automatisé en toute sécurité, sans toucher au soin.

Planifier un audit Ou écrivez-nous : contact@devstudiosgroup.com